Prenotazioni online: come evitare le perdite di tempo

E lavorare solo per chi è realmente convinto

Le prenotazioni per gli spettacoli e per le lezioni di prova sono sempre un terno secco sulla ruota di Canicattì, fioccano da ogni dove, ma poi al dunque i numeri reali dicono altro. E la tua rosura di culo sale perché ti impegni, prelevi prenotazioni, magari fai “sold out”, dici di No a chi è realmente interessato per mancanza di posti e poi? La sera dello spettacolo vedi buchi neri in platea con la conseguenza di travasi di bile non indifferenti.

Se pensi alle persone che hai dovuto lasciare fuori perché pensavi non ci fossero più posti, ti verrebbe da cambiare mestiere, lo so.
Quello di prenotare per “sport” è un vizietto che sto cercando di limitare il più possibile adottando alcune strategie.
Strategie che partono sempre dal prendere atto di una verità insindacabile, anzi due:

  1. lo stato d’animo di chi prenota mentre prenota è diverso da quello che avrà quando si ricorderà di dover mantenere l’impegno;
  2. la prenotazione in Italia in settori come il nostro non viene vista dalla maggior parte delle persone come un impegno contratto con il teatro/la compagnia/la scuola, dove se non viene mantenuto c’è chi perde soldi, ma viene visto come un diritto: il diritto di prenotare e poi decidere all’ultimo se presentarsi o meno.

Parlerò in un altro post dello stato d’animo di chi prenota quando prenota, in questo voglio concentrarmi su come prendere prenotazioni tecnicamente limitando più possibile il rischio di trovarsi l’eco come spettatore.

Prima, una dovuta premessa.

Acquisto batte prenotazione

Molte persone sono convinte che sia loro diritto prendere un impegno e non mantenerlo, semplicemente perché prenotare è gratuito, non danno il giusto valore a quello che fanno: le coseguenze per loro non esistono se prenotano e fanno sega a teatro, per cui…

Certo, non è sempre così, spesso le persone NON possono partecipare per motivi validi e molte di loro avvertono, ma molte altre ci passano sopra, convinte che tu quel posto lo rivenderai facilmente, anzi, nemmeno si pongono il problema. Sono clienti, no? Stanno esercitando il diritto di non comprare.

Da qui possiamo ben intuire i vantaggi di  far acquistare SUBITO il biglietto, o tramite sito o avvelendoti di servizi come Boocket.

Eccoli:

  • vendi solo a chi è convinto realmente di venire
  • hai numeri certi da subito
  • smaltisci lo smercio di soldi al botteghino

Per cui, quando puoi prediligi l’acquisto online (confrontati con il tuo commercialista in merito all’acquisto sul sito). 😉

Se l’acquisto online non è possibile, ci sono altri metodi per prendere le prenotazioni: pubblicazione dell’indirizzo email cui mandare le prenotazioni (classico) e il modulo con risponditore automatico su sul sito.

Meglio il modulo o l’indirizzo email?

La domanda che mi fanno tutti, la risposta è: dipende all’evento e da come vuoi approcciarti con chi prenota. 😉
Se è un evento a numero limitato, puoi indicare solo l’indirizzo email cui scrivere e mantenere un rapporto umano con la persona che prenota (più parte umana, meno rischio di annullamento della prenotazione alla cheticella); se è un evento di grandi proporzioni, invece, il modulo sul sito è la soluzione migliore perché ti permette di inserire un autorisponditore e, nella casella di posta, individuare subito le mail di prenotazione rispetto alle altre.

Per le prenotazioni ti consiglio di creare un indirizzo email dedicato SOLO a questa funzione, così da non dover impazzire a smistare mail in giro per la casella principale. Sì, esistono filtri ed etichette, ma se un giorno la mole di lavoro aumenta e tu devi affidare le prenotazioni a qualcuno, eviti di farlo entrare nella casella di posta principale.

Modulo e pagina dedicata

Se hai un sito web realizzato con WordPress puoi avvalerti di un plugin per la creazione delle form mail tipo Contact Form 7. CF7 ti permette in modo semplice di creare tutti moduli che vuoi (form) e di personalizzarli attraverso il codice (se smanetti con css e html); ti dà la possibilità di personalizzare ache i messaggi di avvenuto invio (es. “Grazie di aver inviato la prenotazione”), di creare risposte automatiche che vengono mandate all’utente subito dopo l’invio, più, per i più smanettoni, di usarle con Mailchimp per i moduli di iscrizione alla newsletter.

Come impiegare CF7?

Pagina dedicata

La combo che prediligo è: modulo prenotazioni con CF7 + una pagina dedicata SOLO alla prenotazione, ovvero con grafica dell’evento, le informazioni base (titolo, data, ora e luogo) e il modulo con i campi che interessano (nome, cognome, indirizzo email, telefono).

Puoi creare una pagina vergine, ovvero una pagina chiamata “PRENOTAZIONI”  e mettere dei box in cui inserisci più eventi e quindi un modulo diverso per ogni evento.

In ogni caso, i moduli di CF7 possono essere inseriti anche negli articoli del blog o nella sidebar (barra laterale) del sito, così da facilitarne l’accesso agli utenti.

Trucchetti per facilitarti la vita

Ecco alcuni truchetti per rendere la prenotazione automatica funzionale.

Oggetto della mail che arriva a te

Particolare attenzione dovrai dedicare all’oggetto della mail che arriverà a te dopo l’invio da parte dell’utente, non inserire titoli a casaccio tipo “Prenotazione”, ma specifica di quale prenotazione si tratta: metti il nome evento + nome della persona che prenota. Come? Attraverso gli shortcode (es. [your-name]) che prelevano il nome del prenotato, così da avere nella casella email tutti i nomi in bella vista, utile se devi ritrovare una prenotazione.

Autorisponditore

CF7 è altamente personalizzabile anche dal punto di vista della mail che viene mandata all’utente dopo aver cliccato il tasto invia della prenotazione: l’autorisponditore.

L’autorisponditore è molto comodo quando devi gestire un grande evento perché, dopo averlo settato, invia automaticamente all’utente una email con il riepilogo di tutte le informazioni dando un riscontro oggettivo alla sua prenotazione.
Quindi nella mail automatica vanno riepologati le informazioni principali e l’invito a disdire la prenotazione in caso di mancata presenza.

Cosa fare dopo che l’utente ha prenotato?

Se non hai un sistema completo di prenotazioni nel tuo sito e utilizzi CF7, il metodo più facile per prelevare le prenotazioni è indubbiamente creare un file exel o usare i fogli di Google ed elencare in ordine tutti i prenotati e i loro dati.  La lista verrà usata al botteghino per segnare presenze e assenze. Preziose informazioni da utilizzare per la tua strategia di marketing (ne parleremo).

Ricorda la prenotazione

E qui arriviamo alla parte interessante: ricordare all’utente della prenotazione.
Devi farlo.
Sempre.
La gente dimentica facilmente, soprattutto se, come abbiamo detto, non si sente impegnata a portare a termine l’azione, quindi un giorno prima dell’evento invia un promemoria ai prenotati.
Questa azione ha due funzioni:

  1. ricordare l’evento
  2. spingere chi sa di non venire a disdire la prenotazione dando a te la possibilità di riassegnare il posto.

Occhio alle informative

Come sempre, devi tenere conto delle norme europee sulla privacy, quindi informare l’utente sull’uso che farai dei dati inviati attraverso il modulo prenotazioni. Dovrai dunque inserire prima del tasto INVIA le caselle da spuntare per la presa visione e l’accettazione dell’informativa sulla privacy (no preselezione, l’azione deve compierla l’utente).
Per questo dovrai comunque contattare un privacy officer, con CF7 è possibile inserire le caselle di spunta obbligatorie, ovvero o spunti o l’email non parte.

Conclusione

Lo so, magari non conosci Contact Form o non sei pratico di plugin per cui quello che ho scritto ti sembrerà arabo misto cinese, ma è molto importante, in mancanza di soldi, smanettare per implementare questi strumenti nel tuo sito web per limitare sia il malcostume della prenotazione per svago sia il tempo che impieghi per rispondere ogni volta che qualcuno prenota. Perché sì, devi rispondere, non puoi lasciare le persone con il dubbio che la loro prenotazione non sia arrivata.

Non va annullata la parte umana, ma se hai più eventi o anche solo uno ma grande, l’automatismo ti permette di snellire il lavoro e concentrarti sulla riuscita dello spettacolo. Se invece non puoi usare CF7 o simili e viaggi con indirizzo email e magari whatsapp, ricorda di dare SEMPRE riscontro alle persone, mai spunte blu senza risposta o dare per scontato che loro capiscano il motivo per cui non rispondi. 😉

Come sempre, se vuoi maggiori dettagli, contattami per una consulenza, ti aiuterò a capire come funzionano i plugin o siti citati in questo post. 😉

 

 

By | 2018-12-19T15:44:39+00:00 dicembre 19th, 2018|Comunicazione|0 Comments

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